Workshop: Dokumentation des Entlassprozesses
ZEQ erarbeitete mit dem Projektteam zunächst, wie das Assessment und der Entlassplan inhaltlich ausgestaltet und im KIS abgebildet werden sollten. Ferner haben wir festgehalten, welche Inhalte bereits an welcher Stelle in der Klinik dokumentiert werden. Dabei stellten wir fest, dass die von der DKG vorgeschlagenen Assessmentinhalte bereits im pflegerischen Stammblatt bzw. in den Assessmentinstrumenten des Case Managements enthalten sind.
Die Ausgestaltung des Entlassplans war wesentlich aufwändiger: Zunächst ordneten wir die Inhalte den jeweiligen Berufsgruppen zu und prüften diese auf Überschneidungen zu bereits im KIS vorhandenen Informationen. Die Mindestvorgaben erfuhren zum Teil eine Konkretisierung und eine Erweiterung um solche Aspekte, die aus Sicht der beteiligten Berufsgruppen wichtig sind. Das Ergebnis war ein KIS-Formular mit berufsgruppenspezifischen Rubriken und mit Schnittstellen zu bereits im KIS vorhandenen Informationen. Die IT programmierte Schnittstellen zu den Verordnungen und zur Anforderung des Sozialdienstes und des Case Managements. Weitere Ziele waren Schnittstellen zum Pflegeüberleitungsbogen, zur Dokumentation der Physiotherapeuten sowie ein Ausdruck des Entlassplans mit den relevanten Informationen für den Patienten. Letzteres stellten wir aus Zeitgründen zurück.
Parallel dazu wurde eine Softwarelösung zum Ausstellen von Verordnungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen eingeführt. Dadurch ist sichergestellt, dass die formalen Vorgaben, wie z.B. die Angabe der Betriebsstättennummer oder der vorerst gültigen Pseudo-Arztnummer, erfüllt sind.
Workshop: Entlassprozess auf den Pilotstationen
Anschließend erarbeitete die Projektgruppe mit zwei internistischen Pilotstationen den Sollprozess für das Entlassmanagement, inklusive der damit verbundenen Dokumentationsschritte. Dabei haben wir die Muss- und Kann-Forderungen entsprechend herausgearbeitet. Die administrativ aufnehmenden Stellen sowie die Notaufnahme waren ebenfalls eingebunden. Der Sollprozess wurde anschließend auch auf die operativen Stationen ausgeweitet. Wesentliche Ergebnisse waren u.a.:
Ausgabe der Anlagen 1a und 1b bei der administrativen Aufnahme und anschließendes Einscannen der Unterlagen
Vollständiges Ausfüllen des Stammblatts innerhalb von 24 Stunden
Tägliche gemeinsame Bewertung der Entlasssituation (ärztlich und pflegerisch) bei den Visiten oder zu festgelegten Zeiten außerhalb der Visite
Endgültige Festlegung des Entlasstermins spätestens am Vortag der Entlassung und rechtzeitige Erstellung des Entlassbriefes
Die beiden Pilotstationen, der Sozialdienst und das Case Management testeten das Ausfüllen des Entlassplans. Sie meldeten die erforderlichen Anpassungen an den im Projekt vertretenen Mitarbeiter der IT, der die Anpassungen kurzfristig vornahm.
Bezüglich der Verordnungen und AU-Bescheinigungen durch Krankenhausärzte wurde beschlossen, keine Veränderungen zur bisherigen Verordnungspraxis vorzunehmen, bis entsprechende Fortbildungsangebote zur Verfügung stehen werden. Wir führten lediglich die Umstellung auf das KIS-gestützte Ausstellen der Verordnungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ein.
Information der Mitarbeiter
Wir schrieben alle Festlegungen zum Entlassmanagement und den Soll-Entlassprozess in einer Verfahrensanweisung nieder. Anschließend stellten wir den am Entlassprozess beteiligten Berufsgruppen in mehreren Informationsveranstaltungen die Regelungen und den Umgang mit dem Entlassplan vor. Für die Startphase richteten wir eine E-Mail-Adresse ein, über die die Mitglieder der Projektgruppe für Fragen und Probleme direkt erreichbar sind.
Evaluation
Im Rahmen von Evaluationsworkshops wurde der vereinbarte Sollprozess mit den beteiligten Bereichen bewertet. Zudem fand ein Austausch mit dem Vertreter der AOK statt, um auch diese Perspektive und die damit verbundenen Anforderungen an den Entlassplan zu berücksichtigen. Die meisten Entlasspläne, die zu diesem Zeitpunkt dort eingegangen waren, stammten aus der im Projekt betreuten Klinik. Anpassungen waren in der administrativen Aufnahme erforderlich, da sich der Aufnahmeprozess durch das Ausgeben und Einscannen der Unterlagen verlängerte.
Fazit
Letztendlich haben wir einen pragmatischen Weg gefunden, die Anforderungen aus dem Rahmenvertrag zum Entlassungsmanagement zu erfüllen. Die Projektgruppe trifft sich weiterhin, um die Etablierung voranzutreiben und um die weiteren Entwicklungen, vor allem im Hinblick auf das Verordnungswesen, zu berücksichtigen.
