Im Hinblick auf ein wirksames MDK-Management gilt es, die zumeist historisch gewachsenen Strukturen kritisch zu hinterfragen. So sollte die Koordination und das Monitoring von MDK-Anfragen nicht einem Mitarbeiter als zusätzliche Aufgabe zugeteilt, sondern in einem institutionalisierten Work-Flow mit klar geregelten Kompetenzen und Verantwortlichkeiten aller am Prozess Beteiligten abgebildet werden. Die nachfolgende Grafik stellt beispielhaft die ersten Schritte ab Eingang einer MDK-Anfrage mit Benennung der Zuständigkeit, der zu erfassenden Daten in einem MDK-Excel-Tool (dazu später mehr) und der evtl. zu versendenden Schreiben dar.
Der weitere Work-Flow beinhaltet Schritte wie etwa die Prüfung offensichtlicher Kodierfehler, ggf. die Anforderung von Informationen aus der Fachabteilung, die Bewertung und Bearbeitung des ersten bzw. zweiten MDK-Gutachtens bis hin zur Beschreitung des Klageweges als letzte Handlungsoption. Ein erster Erfolgsfaktor des Work-Flows ist die klare Definition von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, wobei ein Großteil der Arbeit von der Kodierfachkraft übernommen werden kann. Ein weiterer wesentlicher Aspekt liegt im Erreichen eines klaren Commitments auf die Einhaltung des Work-Flows aller beteiligten Mitarbeiter.
Es hat sich gezeigt, dass durch die Einbeziehung von Kodierfachkräften eine wesentliche Verbesserung der Kodierqualität erreicht werden kann. Da viele der Kodierfachkräfte bereits ein fundiertes Kodierwissen für die Primärabrechnung besitzen, stellt sich die Frage, warum sie also nicht auch spätere MDK-Anfragen bearbeiten können. Folgende Gründe sprechen für den Einsatz von Kodierfachkräften:
- Viele der Arbeitsschritte, wie etwa die Prüfung der Überschreitung der Prüfeinleitungsfrist von sechs Wochen nach § 275 Abs. 1c SGB V oder das Zusammenstellen aller erforderlichen Unterlagen, sind standardisierbar.
- Durch die oftmals zuvor ausgeübte Tätigkeit im medizinischen Bereich ist eine qualifizierte Einschätzung des Behandlungsverlaufs und der dazugehörigen Kodierung auf Grundlage der Patientenakten gegeben.
- Bei offenen fachlichen Fragestellungen stehen sowohl die ärztlichen Kollegen im Medizincontrolling als auch in einem nächsten Schritt das ärztliche Fachpersonal auf Station zur Verfügung, wodurch ihnen kein Nachteil entsteht.
Zur Erfassung aller MDK-Anfragen sowie zum späteren Controlling empfiehlt es sich, ein MDK-Management-Tool zu nutzen. Dies kann entweder in Form einer Erfassung in Excel oder einer in das KIS integrierten Softwarelösung erfolgen. Gerade für Häuser, die mit einem systematischen MDK-Management noch am Anfang stehen, bietet sich zunächst das kostengünstigere Excel-Tool und mit steigender Komplexität der Wechsel zu einer integrierten Lösung an. Um ein aussagekräftiges Tool zu erhalten, das einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand sowie mögliche Erlösausfälle verschafft, sind pro Fall unter anderem Daten wie Fallnummer, Kostenträger, Dauer des Aufenthaltes, abgerechnete DRG-Daten und Status des Verfahrens aufzuführen. Verantwortlich für die Pflege des Excel-Tools ist in erster Linie die Kodierfachkraft. Aus dem vollständig geführten Excel-Tool lässt automatisiert ein monatlicher Zwischenstandbericht, der unter anderen Aussagen über MDK-Prüffälle und -Prüfquote sowie über Verteilung der Kostenträger und Prüfgründe gibt, generieren.
Weiterhin empfiehlt es sich, zur Unterstützung des Work-Flows Dokumente, die relativ häufig in der Korrespondenz mit dem MDK benötigt werden, zu standardisieren. Beispiele sind hier die Anzeige der Fristüberschreitung bei verspäteter Prüfeinleitung (6-Wochen-Frist) oder die Berechnung der 300 € Aufwandspauschale.
Die genannten Ansatzpunkte für die Gestaltung des MDK-Managements sind als Vorschläge zu verstehen, da ein solcher Work-Flow grundsätzlich auf die spezifischen Gegebenheiten (Größe, Anzahl Mitarbeiter, Aufbauorganisation etc.) eines jeden Krankenhauses anzupassen sind.
Gelingt die Umsetzung eines wirksamen MDK-Managements, hat das Krankenhaus ein schlagkräftiges Instrument, um den MDK-Anfragen zu begegnen. Zudem kann einer Überlastung bzw. Demotivation der Mitarbeiter vorgebeugt werden. Somit liegt die Gestaltung des MDK-Managements im Interesse aller beteiligten Mitarbeiter und der Krankenhausleitung.
