Das erarbeitete Konzept zum Shopfloor Management sieht folgende Zielsetzungen des Management- und Kommunikationsinstruments in der Pilotstation vor:
- neue Form der Kommunikation,
- gemeinsame Entscheidungsfindung in der täglichen Arbeit innerhalb der jeweiligen Entscheidungsbefugnisse,
- Stärkung des eigenverantwortlichen Handelns der Mitarbeitenden,
- Förderung von flachen Hierarchien,
- Weiterentwicklung der Klarheit von Rollenverständnissen,
- Verbesserung der Zusammenarbeit unter den Berufsgruppen.
Durchführung von Shopfloor Gesprächen
Die Shopfloor Gespräche sollen täglich zu einer fixen Uhrzeit (etwa 30 Minuten) und in einem geeigneten Raum stattfinden. Die Moderation soll abwechselnd von den Teilnehmern durchgeführt werden.
Die Tagesordnung bzw. die Themen der Shopfloor Gespräche, die zudem auch wichtig für die oben definierten Zielsetzungen sind, sieht folgende Punkte vor:
- Teamgeist (Stimmung, Motivation, Belastung),
- Kennzahlen,
- Abgleich Konzept zu Ist-Situation,
- Einhaltung von Prozessen (einschließlich Reflektion der Arbeitsorganisation hinsichtlich Zuständigkeiten),
- Reflektion der Zusammenarbeit der Berufsgruppen,
- Information über relevante Beschlüsse,
- Bearbeitung von Patientenbeschwerden,
Regelmäßige Teilnehmer der Shopfloor Gespräche sollen sein:
- Oberarzt,
- Stationsarzt,
- Psychologischer Psychotherapeut,
- Stationsleitung,
- Mitarbeitende des Pflege- und Erziehungsdienstes,
- Schüler, FSJ und Praktikanten,
- Ergotherapeut (einmal pro Woche),
- Sozialarbeiter (einmal pro Woche),
- Bei Bedarf Gäste (Chefarzt, Pflegedienstleitung etc.).
Um den Kriterien „schnell“, unkompliziert“ und „strukturiert“ zu entsprechen, kommt beim Shopfloor Management ein sogenanntes Shopfloor Board, ein Whiteboard, zum Einsatz. Eine große Bedeutung hat die Frage, in welcher Form die einzelnen Tagesordnungspunkte auf dem Board bearbeitet werden. Ziel muss es sein, die einzelnen Themen schnell und einfach zu visualisieren, genauso wie auch die erarbeiteten Ergebnisse. So wurde beispielsweise festgelegt, dass der TOP „Teamgeist“, differenziert in die Items „Stimmung“, „Motivation“ und „Belastung“, mit Magnetsmileys erhoben wird (Mundwinkel nach oben, nach unten, neutral). Für die Dokumentation der wahrgenommenen Zufriedenheit der Zusammenarbeit der einzelnen Berufsgruppen kommt eine Matrix zum Einsatz, in der mit einem grünen Haken und einem roten Blitz die Zufriedenheit geclustert wird.
Die Beschriftung des Shopfloor Boards erfolgt handschriftlich. Dies hat gegenüber einem Folienaufdruck den Vorteil, dass flexibel einzelne Tagesordnungspunkte und deren Darstellung geändert werden können.
Wesentlicher Bestandteil des Shopfloor Managements ist der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Aus der Diskussion der einzelnen Tagesordnungspunkte können Vorschläge resultieren, die zunächst im Feld „Vorschlag“ des Whiteboards auf einzelnen Moderationskarten gesammelt werden. Am Ende der Shopfloor Gespräche werden die Vorschläge diskutiert und ggf. beschlossen. Wichtig ist dabei, stets einen Verantwortlichen zu benennen und einen Termin festzulegen. Dies erfolgt auf der Rückseite der jeweiligen Moderationskarte. Anschließend „wandert“ der Vorschlag in das Feld „Umsetzung“. Bestandteil der Schlussrunde eines jeden Shopfloor Gesprächs ist die Abfrage des Bearbeitungsstands der zur Umsetzung beschlossenen Vorschläge (im Feld „Bearbeitung“ platziert). Abgeschlossene Vorschläge (im Feld „Abschluss“) bleiben für zwei Wochen noch am Board hängen, um auch den Teammitgliedern die Möglichkeit zu geben, sich darüber zu informieren, die nicht regelmäßig an allen Shopfloor Gesprächen teilnehmen können.
Die Vorbereitung des Shopfloor Boards ist Aufgabe des Moderators. Darunter zählt auch die Notiz der Kennzahlen (die Generierung der Kennzahlen erfolgt im Krankenhausinformationssystem). Genauso auch das Abfotografieren des Boards am Ende des Shopfloor Gesprächs. Denn gemäß dem erarbeiteten Konzept dient das Foto digital abgelegt als Protokoll.
Die erarbeitete Tagesordnung in 30 Minuten abzuarbeiten, stellt eine Herausforderung dar. Wichtig ist es, dass Diskussionen nur zu den Themen erfolgen, bei denen eine Auffälligkeit festzustellen ist. Diese Herangehensweise ist in der Psychiatrie aber auch in vielen somatischen Kliniken oftmals neu und bedarf einer disziplinierten Moderation.
Evaluation
Drei Wochen nach Einführung des Instruments fand im Rahmen der Projektgruppe ein Evaluationsworkshop statt. Hier stand das Funktionieren der erarbeiteten Regelungen für die Durchführung der Shopfloor Gespräche im Mittelpunkt. Es hat sich gezeigt, dass nur marginale Änderungen im Konzept notwendig waren. So wurde z.B. beschlossen, die Shopfloor Gespräche nur noch montags, mittwochs und freitags durchzuführen. Der erste Eindruck war, dass das Instrument bei den Mitarbeitenden auf sehr positive Resonanz stößt. Auch die Abarbeitung der Tagesordnung mit Hilfe des Shopfloor Boards innerhalb der vorgegebenen Zeit wurde erfolgreich gemeistert.
Die Evaluation des Erreichens der definierten Zielsetzungen fand mittels einer anonymen Befragung kurz vor Einführung der Shopfloor Gespräche und nach drei Monaten statt. Dafür wurde seitens ZEQ ein kurzer Fragebogen (12 Fragen) entwickelt. Aus der Abbildung unten sind die Ergebnisse der Prä- und der Post-Befragung ersichtlich.
Bei der Bewertung der Ergebnisse aus der Prä-Befragung ist festzustellen, dass offensichtlich die richtigen Ziele gesetzt wurden. Viele der befragten Items wurden seitens der Mitarbeitenden mit einer niedrigen Zufriedenheit bewertet.
Umso erfreulicher sind die Ergebnisse der Post-Befragung. Gerade bei den Items, bei denen bei der Prä-Befragung eine hohe Unzufriedenheit bestand, konnten die deutlichsten Verbesserungen erreicht werden. Während bei der Prä-Befragung von 12 Fragen 7 schlechter als 3,0 bewertet wurden, liegt der niedrigste Zufriedenheitswert bei der Post-Befragung bei 2,44 (Prä-Befragung 4,71).
Fazit
Zwischenzeitlich ist Shopfloor Management in der Pilotstation seit fünf Monaten im Einsatz. Nach wie vor besteht eine hohe Zufriedenheit seitens der Mitarbeitenden. In einem nächsten Schritt soll das Instrument sukzessive auf die anderen Stationen ausgeweitet werden.
Shopfloor Management ist sicherlich nicht die „Wunderlösung“ für sämtliche Probleme im Klinikalltag. Das Instrument bietet jedoch mit seiner Problemfokussierung, der Transparenz in der Umsetzung der erarbeiteten Lösungsvorschläge sowie seiner Einfachheit bestechende Argumente für den Einsatz im Gesundheits- und Krankenhauswesen. Der Prozess der Ausgestaltung des Instruments und seiner Einführung kann unter einer stringenten Projektleitung in einem überschaubaren Zeitraum und mit einem geringen Ressourceneinsatz gelingen.
